Pengiriman luar negeri bukan lagi hal eksklusif yang hanya dilakukan perusahaan besar. Saat ini banyak pelaku UMKM maupun individu yang menggunakan layanan pengiriman internasional. Beberapa diantaranya untuk memperluas jangkauan pasar, memberikan hadiah ataupun sekadar berbagi produk khas daerah ke kerabat di luar negeri.
Namun dibalik kemudahan tersebut, ada tantangan yang harus dipahami. Sehingga proses pengiriman barang bisa berjalan lancar, efisien, dan aman. Nah, artikel kali ini akan membahas tentang tips praktis untuk siapa saja yang ingin mengirim barang ke luar negeri. Penasaran apa saja? Yuk simak berikut ini tipsnya.
Memahami Regulasi dan Aturan Negara Tujuan
Pada dasarnya, tiap negara memiliki aturan berbeda mengenai barang yang boleh dan tidak boleh masuk. Ada negara yang menerapkan aturan ketat soal produk kosmetik, makanan hingga obat-obatan. Sebagai contoh, produk herbal dianggap aman di Indonesia. Tetapi belum tentu bisa lolos di negara-negara Eropa atau Amerika.
Jadi, sebelum mengirimkan barang, sebaiknya perhatikan daftar larangan dan batasan di negara tujuan. Ada banyak cara untuk mendapatkan informasi ini, salah satunya di situs resmi bea cukai di negara yang bersangkutan. Anda juga bisa bertanya langsung pada penyedia jasa ekspedisi internasional. Sehingga tidak ada risiko barang tertahan ataupun dikembalikan nantinya.
Memilih Jasa Ekspedisi Terpercaya
Pengiriman luar negeri sebaiknya dilakukan oleh jasa ekspedisi terpercaya. Sebab, ini berhubungan dengan barang-barang penting yang harus Anda kirimkan ke negara tujuan. Namun, memilih jasa ekspedisi cukup sulit karena banyaknya pilihan.
Nah, untuk mendapatkan jasa ekspedisi terpercaya, jangan hanya sekadar mencari harga paling murah saja. Ada aspek-aspek yang harus Anda pertimbangkan sebagai berikut.
Reputasi dan Jangkauan Layanan
Periksa reputasi dan jangkauan layanan ekspedisi. Apakah mereka memiliki rekam jejak baik dalam mengirimkan barang ke negara tujuan. Informasi ini bisa Anda cari melalui mesin pencari Google maupun media sosial. Pelanggan yang kecewa biasanya tidak segan membagikan pengalaman buruknya di internet.
Estimasi Waktu
Soal estimasi waktu, perlu Anda perhatikan juga. Apakah barang yang dikirimkan harus diterima segera atau tidak terbatas waktu. Kalau barang harus cepat sampai, pastikan jasa ekspedisi memiliki layanan ekspress. Meskipun ongkos kirim mahal, tetapi mengingat urgensi barang, tentu lebih menguntungkan.
Namun, kalau barang tidak harus cepat sampai bisa memilih layanan reguler. Biasanya ongkosnya jauh lebih murah daripada layanan ekspress. Tetapi estimasi waktu sampai mungkin cukup lama.
Layanan Tambahan
Pastikan jasa ekspedisi tidak hanya memberikan layanan pengiriman barang ke luar negeri saja. Tetapi ada layanan tambahan yang menguntungkan. Misalnya asuransi, pelacakan secara real time hingga kemudahan pengurusan dokumen bea cukai.
Biasanya jasa ekspedisi terpercaya sudah memiliki jaringan mitra secara global. Ini memberikan lebih banyak keuntungan karena harga menjadi kompetitif. Tentu saja dengan tidak mengurangi kualitas layanannya.
Pengemasan Barang
Barang yang dikemas dengan baik, mampu meminimalisir risiko kerusakan dalam perjalanan. Jangan sampai proses pengiriman menjadi gagal hanya karena pengemasan yang kurang aman.
Gunakan kardus kokoh yang memiliki ketebalan sesuai dengan berat barang. Lapisi barang dengan bubble wrap, styrofoam ataupun bahan bantalan lain. Segel kemasan dengan kuat menggunakan lakban berkualitas, terutama pada sambungan kardus dan sudut-sudutnya. Jangan lupa mencantumkan label secara jelas berupa alamat tujuan, nomor kontak penerima, dan kode pos.
Untuk barang-barang yang bernilai tinggi pastikan pengemasan jauh lebih aman. Anda bisa menggunakan kotak kayu ataupun kemasan berlapis yang tahan akan guncangan.
Melengkapi Dokumen
Sering kali penyebab pengiriman mengalami keterlambatan adalah tidak lengkapnya dokumen. Padahal dokumen sangat dibutuhkan ketika Anda mengirimkan barang ke luar negeri.
Biasanya pengiriman ini membutuhkan invoice atau nota yang menjelaskan isi dan nilai barang. Packing list untuk merinci jumlah dan jenis barang. Custom declaration form sesuai dengan ketentuan yang ada di negara tujuan.
Dokumen-dokumen ini memudahkan petugas bea cukai memeriksa tanpa menimbulkan banyak pertanyaan. Jangan menuliskan keterangan barang secara samar, misalnya menuliskan gift tanpa adanya detail. Hal semacam ini justru akan menimbulkan kecurigaan dari petugas bea cukai.
Menghitung Ongkos dengan Cermat
Ongkos kirim internasional biasanya ditentukan dua hal, yaitu berat aktual dan dimensi dari barang. Terkadang ada barang yang ringan tetapi ukurannya besar. Ini akan dihitung lebih mahal karena memakan ruang lebih banyak.
Sebelum mengirimkan, cobalah menanyakan simulasi ongkos kirim kepada ekspedisi. Jangan lupa menghitung kemungkinan adanya biaya tambahan, misalnya pajak impor di negara tujuan. Simulasi penghitungan ongkos kirim ini bisa menghindarkan Anda dari biaya tidak terduga nantinya.
Memanfaatkan Asuransi Pengiriman
Tidak sedikit orang yang menyepelekan asuransi pengiriman. Padahal pengiriman antar negara lebih berisiko terjadi hal yang tidak diinginkan. Misalnya paket hilang, rusak atau tertahan lama di bea cukai.
Nah, asuransi ini akan memberikan perlindungan finansial. Sehingga kalau ada hal buruk terjadi, Anda tidak harus menanggung kerugian secara penuh. Biasanya biaya asuransi ini berada di kisaran 1 sampai 2 persen dari nilai barang. Jumlah ini dirasa jauh lebih aman daripada Anda kehilangan barang dengan nilai jauh lebih besar.
Memilih Waktu Pengiriman yang Tepat
Padatnya pengiriman barang biasanya terjadi saat peak season seperti momen tahun baru, Natal atau lebaran. Ini akan berimbas pada estimasi waktu sampai ke negara tujuan, yang menjadi lebih lambat.
Kalau Anda ingin barang cepat sampai, sebaiknya kirim lebih awal sebelum masuk ke peak season. Selain itu, perhatikan faktor cuaca. Sebab, jalur udara atau laut biasanya rawan penundaan ketika cuaca ekstrem atau ada badai.
Komunikasikan dengan Penerima
Terkadang kendala muncul bukan saat melakukan pengiriman, tetapi saat barang tiba di negara tujuan. Ada negara yang mengharuskan penerima membayar pajak impor sebelum barang bisa diambil. Sebaiknya penerima memahami hal ini agar proses pengiriman berjalan lancar. Berikan estimasi biaya tambahan dan nomor resi, agar mereka siap melakukan pembayaran.
Pengiriman luar negeri memang tampak rumit. Tetapi dengan persiapan tepat, semuanya bisa berjalan dengan lancar. Kuncinya, memahami regulasi, memiliki jasa ekspedisi terpercaya, mengemas barang dengan aman, melengkapi dokumen hingga komunikasi dengan penerima.